【カンタン解説】管理会社の業務

あなたが、マンション・団地に住まう上で役に立つ「基礎的な知識」をカンタンに解説します。
これを「読んでおくだけ」で、「管理会社」について理解出来ます。

「そんなこと知っている」という方でも、「正確」には理解していないことがあります。
これを機会に、実務的で「正確」な知識を持っておきましょう。

あなたのマンション・団地で、「管理会社」の業務がキチンと「実行」されているかの確認が必要です。
通常は、毎月1回「理事会」で「報告」を受けます。

報告を受ける「理事」が、管理会社の「業務内容」を理解していないとチェック出来ません。
「理解」しておきたいですね。

管理会社の業務

標準的な管理会社の業務となります。
一部分だけを委託している場合もあります。

国交省で示している、「標準管理委託契約書」では以下としています。

事務管理業務
管理員業務
清掃業務
建物・設備管理業務
その他

最後の「その他」は、「標準管理委託契約書」には、記載ありませんが、通常の管理会社との契約に入っています。
内容は、緊急時対応などの、「追加のオプション」になります。

それぞれの業務の内容について、解説します。
基本を理解するために「要点のみ」です。

実際の「管理委託契約書」には、かなり細かく記載されています。
一度読んでみることをお勧めします。

読んでみて、万が一、「簡単な記載」しか無いような「契約書」だった場合には、管理会社の業務を明確にして、「契約書」に記載することが必要です。

事務管理業務

基幹業務

収支のとりまとめ
（予算案•決算案の作成、収支状況報告）
管理費・修繕積立金等の出納
（滞納者への督促、通帳の保管、諸々の支払いなど含む）
修繕の企画・実施調整

事務管理業務

理事会支援
（名簿整備、理事会開催、契約代行など）
総会支援
（議案の作成、出欠確認、議事録作成など）

その他

点検・検査に基づく助言
（結果報告、改善への助言など）
※「長期修繕計画」の作成が含まれている場合があります。
行政等への点検報告、届出
書類や図面の保管

管理員業務

受付等
（組合への書類などの受付、共用部分の鍵の貸出など）
日常点検
（照明の球切れ、無断駐車の確認など）
立会い
（点検、修繕などの確認、ゴミ出しなど）
報告連絡
（お知らせなどの配布・掲示、立会いなどの報告など）

清掃業務

日常清掃（管理員の業務）
定期清掃
（主に床の機械洗浄、ワックス掛けなど）
ガラス清掃
屋上ドレン清掃
（これは大事です、この項目が無いので、「詰まり」が放置されている、マンション・団地もあります）

建物・設備管理業務

外観目視点検
（ひび割れ、破損、がたつきなどの確認）
エレベーター点検
（専門業者へ委託）
消防用設備点検
給排水ポンプ点検
機械式駐車設備点検
自動ドア点検
宅配ボックス点検など

その他

この項目は「標準管理委託契約書」には示されていません。
それぞれの管理会社の、オプションサービスとなります。
例えば以下のようなサービスになります。

電話受付サービス
24時間、緊急電話対応やコンシェルジュサービスを行なうものです。
機械監視及び緊急対応業務
警備会社との契約になります。
火災感知器や設備機器の警報が発報した場合に、現地に確認しに来るものです。
他にも、フロントサービスや宅配・クリーニング取次などのオプションもあるでしょう。

これらはすべて「有料」です。
「かなりの費用」が掛かっています。

本当に必要か確認しましょう。
すべて止める選択もあると思います。

フロントマン（担当者）

それぞれのマンション・団地に付く、管理会社の担当者を「フロントマン」と呼びます。
また、その業務を「フロント業務」と言います。

「フロントマン」は、現地に来る「管理員さん」ではなく、理事会などに出席して、収支や管理状況を報告する方です。
皆さんの相談窓口にもなります。

管理会社自体の「良し悪し」もありますが、この「フロントマン」が非常に重要なのです。
多くの「フロントマン」の方を見てきましたが、ビックリする位にその「能力に差」があります。

その能力とは大きく３つあります。

実務能力（実行力）
専門知識と経験
コミュニケーション力

完璧な人はいません。
結局は、「３つの能力のバランス」と「理事との相性」なんだと思います。

残念なことに、「フロントマン」に不満がある場合には、「３つの能力のどれかが著しく欠けている」か「理事との相性が悪い」ことが考えられます。
しかし、あなた側にも「問題がないか」考えてみてほしいのです。
「フロントマン」は、あなたの「召使い」ではありません。
「無理難題」を言ってませんか？
「管理会社」は、契約内容に則って業務を行う、「営利企業」です。
身分の上下もありません。

管理会社の「業務内容」を理解して、公平に接するようにしましょう。

逆もあります。
まるで「大家さん」のように思って、何も言わずに「すべてお任せ」してしまう場合です。
「遠慮」する必要は、まったくありません。
「業務」を、しっかりと行ってもらうようにしましょう。

これから管理・運営

これからマンション・団地は、「管理・運営」の状況が問われる時代です。
それによって、市場から、あなたのマンションの価値が判断されます。

「管理・運営」は、「管理会社」が行うものではありません。
「理事会」をはじめとした、「所有者」が行うべきことです。
その一部を「管理会社」に委託しているだけです。
その意識を持っているように、したいですね。

人口の減っている時代です。
管理会社も「フロントマン」を確保することが難しくなってきています。
「管理・運営」の状況が良くなくて、非常に手間の掛かる、マンション・団地に対して、業務を「辞退」するケースも出てきているようです。

そのような事にならないように、「管理会社」との関係性にも配慮しましょう。

ご紹介した「管理会社」の業務などを「知識」として持って、これからのマンション・団地の「管理・運営」に役立てて頂ければと思います。

「疑問点」や「分かりにくい部分」などありましたら、「コメントバック」または「お問合せ」にて、ご連絡下さい。
また、「管理会社」や「組合運営」などについて、あなたの「お考え」や「経験談」なども、是非お聞かせください。